Behandling af persondata I Mikkelborg Grundejerforening
Mikkelborg Grundeejerforenings bestyrelse har i januar 2026 revideret reglerne for privatlivspolitik, således at grundejerforeningen persondatabehandler i overensstemmelse med EU’s General Data Protection Regulation og Datatilsynets regler.
Mikkelborg Grundejerforening er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger om medlemmer og kontaktpersoner.
Kontakt (dataansvarlig): Mikkelborg Grundejerforening, CVR: 39729806, v/ Formand Alice Kongstad, Bakkedal, 2980 Kokkedal, e-mail: bestyrelsen@mikkelborggrundejerforening.dk.
Formål og datatyper
Vi behandler kun nødvendige oplysninger for at drive foreningen og kommunikere med medlemmer:
- Identifikation og kontakt: navn(e), adresse, matrikelnummer, e-mail, telefon (minimum én og max to pr. husstand)
- Medlems- og ejerskabsforhold: overtagelsesdato, kontingent, betalinger
- Sagsoplysninger i konkrete sager vedrørende grundejerforeningen – kun det nødvendige
Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme oplysninger.
Retsgrundlag
- Drift af medlemskab og kommunikation: GDPR art. 6(1)(b) (aftale) og 6(1)(f) (legitim interesse)
- Regnskab/bogføring: GDPR art. 6(1)(c) (retlig forpligtelse)
- Tvister/dokumentation: GDPR art. 6(1)(f) (legitim interesse)
Modtagere
Oplysninger deles efter behov med bestyrelse/suppleanter, webansvarlig, intern revisor, bank, leverandører (Simply.com webhotel/WordPress, Dropbox til filopbevaring), samt myndigheder i relevante sager. Ved brug af databehandlere indgår vi databehandleraftaler.
Overførsler
Vi tilstræber EU/EØS-løsninger. Simply.com og Dropbox har datacentre inden for EU/EØS. Hvis Dropbox anvender tredjelandsoverførsler, sikres gyldigt overførselsgrundlag (fx EU-standardkontrakter) og passende sikkerhedsforanstaltninger.
Opbevaring og sletning
Vi opbevarer ikke oplysninger længere end nødvendigt:
- Medlemsdata: slettes/anonymiseres senest 12 mdr. efter ophør af medlemskab (medmindre verserende krav/sager)
- Almindelig korrespondance: 3 år fra seneste aktivitet (længere ved behov i konkret sag)
- Sagsmapper: 3 år efter sagens afslutning (kan forlænges sagligt)
- Regnskabsmateriale: 5 år fra udgangen af regnskabsåret Backups følger tilsvarende slettecyklus med rimelig forsinkelse. “Historik” føres i anonymiseret eller minimalt personhenførbar form (fx ejerskabsperioder uden kontaktoplysninger).
Offentliggørelse og referater
Offentlige dokumenter (web/åbne kanaler) indeholder ikke kontaktoplysninger eller private/følsomme oplysninger. Medlemsreferater deles i lukket, adgangskontrolleret område.
Sikkerhed
Adgang er begrænset til relevante personer (need-to-know). Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder foreningsmailkonti, adgangsstyring, sikker sletning og leverandørkontrol.
Rettigheder og klage
Du kan anmode om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og gøre indsigelse. Kontakt os på bestyrelsen@mikkelborggrundejerforening.dk. Du kan klage til Datatilsynet.
Opdateringer
