Behandling af persondata I Mikkelborg Grundejerforening
Mikkelborg Grundeejerforenings bestyrelse har på sit møde d. 20. november 2018 fastlagt følgende regler for behandling af persondata, således at grundejerforeningens persondatabehandling er i overensstemmelse med EU’s General Data Protection Regulation og Datatilsynets regler.
Indsamling af persondata
Grundejerforeningen beder medlemmer om de persondata, der er nødvendige for foreningens daglige drift. Medlemmers aflevering af disse persondata er en forudsætning for
medlemskab og betragtes som samtykke til behandling af persondata iht. nedenstående.
Persondata for ejere:
• Personnavne på voksne i husstanden
• Fysiske adresser
• E-mail adresser èn voksen i husstanden
• Telefonnummer på én voksen i husstanden
• Ejendommenes matrikelnumre
• Evt. dato for erhvervelse af ejendommen
Data opdateres løbende. Opbevaring og videregivelse af de indsamlede persondata beror hos bestyrelsens formand, og
videregives til bestyrelsens øvrige medlemmer, suppleanter og interne revisor ved behov herfor, samt til andre hvor dette er nødvendigt for foreningens drift.
Kendskab til persondata
Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og interne revisor kan få kendskab til yderligere personrelaterede data, som måtte blive oplyst for Grundejerforeningen f.eks. i forbindelse med kommunal sagsbehandling, ejendomskøb, dispensationsansøgninger og lignende.
Sådanne data bringes alene til bestyrelsens kendskab og videregives ikke til andre. Sådanne data opbevares ikke i et systematisk register, men indgår i foreningens arkiv og kan fremgå af bestyrelsens referater.
Sådanne data kan ikke i alle tilfælde fremsøges i foreningens arkiv, idet arkivet er dannet over en årrække med anvendelse af skiftende teknologier og principper, ligesom arkivet —eller dele heraf — kan være gået tabt.
Offentliggørelse af persondata
Data som nævnt om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra grundejerforeningen.
Medlemmers og lejeres telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer og lejere mod uønskede henvendelser.
Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.
Sletning af persondata
De nævnte persondata slettes ikke f.s.v. angår ejernavne og adresser. Det skyldes hensynet til at kunne beskrive grundejerforeningens historie.
Data om ejere, der ikke længere er medlemmer af Grundejerforeningen, indgår i foreningens arkiv, som beror hos grundejerforeningens formand.
Endvidere fremgår navne og ejendomme af Grundejerforeningens medlems kartotek.
Brugerstatistik fra Grundejerforeningen hjemmeside
Der indsamles forbrugsstatistik på Grundejerforeningens hjemmeside. Denne forbrugsstatistik er ikke personhenførbar.
Dataansvarlig
Grundejerforeningens formand er ansvarlig for grundejerforeningens behandling af persondata.
Kontrol
I forbindelse med intern revisors gennemgang af regnskabet kontrollerer intern revisor, at ovenstående regler overholdes.
Tilkendegivelse
Dette regelsæt tilkendegives for Grundejerforeningens medlemmer, og
offentliggøres på Grundejerforeningen hjemmeside.
Besluttet på bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen d. 20. november 2018. Redigeret oktober 2019.
